Extern vergaderen geeft gewicht aan de inhoud

Als manager van de HRM-afdeling van een middelgroot ziekenhuis, sta ik voor een uitdaging. De laatste jaren is de organisatie enorm gegroeid. Er wordt hard gewerkt en toch zijn er diverse verbeterpunten aan te wijzen. De raad van bestuur heeft een extern bureau in de arm genomen om het reilen en zeilen van diverse afdelingen binnen de organisatie door te lichten. Daar zijn dus een aantal punten uitgekomen die voor verbetering vatbaar zijn. Dit is een goede ontwikkeling. Het is altijd goed om kritisch te kijken naar het functioneren van de eigen afdeling.

Groepsdynamiek

In de afgelopen maanden hebben we met de afdeling diverse plenaire sessies gehouden. Deze waren in eerste instantie informatief van aard: wat is onderzocht, wat zijn de bevindingen en waaraan gaan we werken? We gaan dit met elkaar doen. We hebben met z’n allen nagedacht over verbeter ideeën. Dat heeft veel opgeleverd en daar gaan we mee aan de slag. Om dit vorm te geven wil ik mijn mensen een dag vrijmaken om met elkaar de ideeën concreet uit te werken. Ik wil deze dag organiseren op een externe Vergaderlocatie. Zo hoeven we ons niet druk te maken over de nodige faciliteiten of catering. Alles wordt geregeld. Vergaderen op een externe locatie maakt vaak dat de deelnemers zich actiever opstellen. Er is een gevoel van urgentie en je wordt niet afgeleid door mail of telefoon. Mijn secretaresse heeft alles uitgezocht en wij kiezen voor een vergaderlocatie amersfoort. De vergaderlocaties liggen allemaal centraal, makkelijk bereikbaar met de auto of met het openbaar vervoer. Ik kies voor een locatie met een inspirerende omgeving. Dat werkt veel effectiever dan in de huidige omgeving waarin we dagelijks werken. Tegelijk doe je op zo’n dag ongemerkt aan teambuilding waardoor je een betere groepsdynamiek krijgt.

Onemeeting

Ik vernam dat het boeken wel erg makkelijk is gelukt doordat je direct online kunt reserveren bij Onemeeting. We wilden nog een en ander afstemmen over speciale wensen en catering. Dat konden we overleggen met de Meeting Experts van Onemeeting. Zij waren zeer bereid om te helpen de ideale vergaderlocatie voor ons te vinden. De communicatie gaat snel en makkelijk, telefonisch of via de mail. Ik was getipt door een collega die goede ervaringen had bij Onemeeting. Zij had onlangs bij hen een HRM-congres georganiseerd: alles was in het werk gesteld om de dag volgens plan te laten verlopen. Ze was vooral goed te spreken over de catering. Dat vind ik een belangrijk punt want op zo’n dag is het extra belangrijk dat de ondersteunende faciliteiten gewoon goed zijn. Zo kan de aandacht bij de inhoud blijven.

 

Posts created 36

Geef een reactie

Gerelateerde berichten

Type je zoekwoorden hierboven en druk op Enter om te zoeken. Druk ESC om te annuleren.

Terug naar boven